Abarbeitung regulatorischer Prüfungsfeststellungen im Finance-Umfeld (§44 KWG / IT-Audits)

Strukturierte Abarbeitung und nachhaltige Behebung einer großen Anzahl kritischer Prüfungsfeststellungen im IT-Regulatorischen (DORA) und Finance-Umfeld eines internationalen Kreditinstituts mit digitalem Geschäftsmodell.

  

Mandant: Internationales Kreditinstitut

Herausforderung:

Die Bank sah sich mit einer sehr hohen Anzahl kritischer Prüfungsfeststellungen aus Sonder-, IT- und Aufsichtsprüfungen (§44 KWG) konfrontiert, die sämtliche Finance-Workstreams betrafen.

Die Findings erstreckten sich über zentrale Finance-Bereiche wie Regulatory Reporting, Accounting, Datenabstimmungen, Controlling und steuerliche Prozesse sowie die zugrunde liegende Finance-IT-Architektur und Datenflüsse zwischen Vorsystemen, Financial Reporting-Systemen und Finance-Applikationen (SAP and non-SAP Systeme).

Zusätzlich betraf ein Teil der Feststellungen auch interne Governance-, Dokumentations- und Kontrollprozesse, sodass parallel zur operativen Abarbeitung der Findings auch Prozessbeschreibungen, Policies und interne Procedures überarbeitet und regulatorisch konsistent ausgestaltet werden mussten.

Die Umsetzung erfolgte in einem Umfeld mit gleichzeitig laufenden Änderungen an internen Governance-Strukturen, Dokumentationsplattformen (z. B. Confluence), Ticketing- und Workflow-Systemen (z. B. Jira) sowie Anpassungen der Datenintegrationen zwischen Finance- und Reporting-Systemen.

Ziel:

Ziel des Projektes war die vollständige, fristgerechte und prüfungssichere Abarbeitung der Finance-bezogenen Prüfungsfeststellungen sowie die nachhaltige Stabilisierung der zugrunde liegenden Finance-Prozesse.

Hierzu gehörten insbesondere:

• nachhaltige Verbesserung der Prüfungsfähigkeit gegenüber Revision, Wirtschaftsprüfern und Aufsicht
• strukturierte Abarbeitung aller offenen Findings inklusive belastbarer Wirksamkeitsnachweise (ToD / ToE)
• Verbesserung zentraler Accounting-, Reporting- und Datenabstimmungsprozesse
• Stärkung der Governance- und Kontrollmechanismen im Finance-Bereich

Vorgehen:

Zur strukturierten Bearbeitung der Prüfungsfeststellungen wurde ein dedizierter Finance-Workstream mit mehreren thematischen Teilbereichen etabliert.

Das Vorgehen umfasste insbesondere:

• strukturierte Analyse und Priorisierung einer großen Anzahl offener Audit-Findings
• Ableitung konkreter Maßnahmen einschließlich Verantwortlichkeiten und Umsetzungsplanung
• Steuerung der Umsetzung über Fachbereiche und IT-Einheiten hinweg
• Abstimmung der Maßnahmen mit Revision, Prüfern und relevanten Governance-Funktionen
• Überarbeitung und Ergänzung zentraler Prozessbeschreibungen und interner Procedures im Finance-Umfeld
• Sicherstellung konsistenter Dokumentation sowie Integration der aktualisierten Prozesse in bestehende Governance- und Dokumentationsstrukturen

Ergebnis:

Eine sehr hohe Anzahl kritischer Prüfungsfeststellungen wurde fristgerecht und nachhaltig geschlossen werden.

Darüber hinaus wurden zentrale Finance- und Governance-Strukturen nachhaltig verbessert:

• höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Accounting- und Reporting Prozessen und Kontrollen
• verbesserte Dokumentation und Standardisierung zentraler Arbeitsabläufe (Bank Governance)
• regulatorisch konsistente Prozessdokumentationen und aktualisierte Procedures (sfO)
• stabilere Governance- und Kontrollmechanismen im Finance-Umfeld
• erhöhte Prüfungsfähigkeit gegenüber Revision, Wirtschaftsprüfern und Aufsicht

Damit konnte die Bank ihre Prüfungs- und Aufsichtsfähigkeit im Finance-Umfeld deutlich erhöhen und eine belastbare Grundlage für zukünftige Prüfungen und regulatorische Anforderungen schaffen.